Cómo organizar una oficina móvil desde un teléfono inteligente Android

Las centralitas virtuales y en la nube, y VoIP en general, han cambiado significativamente la telefonía empresarial en pocos años. Muchos aún recuerdan aquellos tiempos en los que la presencia de una centralita “de hierro” en una pequeña oficina se consideraba señal de éxito y prosperidad. Las cajas blancas de Panasonic o Samsung cuestan mucho dinero, y con su ayuda fue posible llamar por teléfono solo a unos pocos lugares de trabajo, y tan pronto como se agotaron las líneas o ranuras libres, fue necesario comprar tarjetas de expansión adicionales, tirar de cables, conectar teléfonos fijos y de sistema.

¿Qué estamos viendo ahora? Han llegado los tiempos dorados para SOHO: cualquier microempresa por uno o dos mil rublos al mes puede comprar una solución en la nube con una funcionalidad casi ilimitada, pasar un par de horas configurando y lanzando su propia telefonía, y el al día siguiente ya mira “por millón”: saludos de voz, desvío, transferencias de llamadas, colas de espera. Un cliente que llama desde un anuncio en Internet a veces no comprende inmediatamente dónde ha aterrizado: en la oficina central de un holding internacional de Internet o en la pequeña sala de una agencia digital con dos empleados en el estado. Las tecnologías no se detienen y ahora es posible organizar “telefonía para un millón” incluso sin tener una oficina: conecte teléfonos móviles a un PBX basado en la nube y responda llamadas publicitarias en el momento, por así decirlo, cree su propia “oficina en el bolsillo” .

Nuestra empresa trabaja en esta área: el campo de la integración de comunicaciones móviles y telefonía IP.

La tecnología FMC apareció en el horizonte tecnológico hace mucho tiempo y durante mucho tiempo fue la suerte de las grandes empresas con una gran plantilla de empleados móviles, las pequeñas empresas no encontraban el uso de integrar teléfonos móviles y fijos. En los últimos dos años, las tecnologías FMC se han vuelto populares y las soluciones FMC convergentes han comenzado a aparecer en el mercado, lo que le permite resolver los problemas de las pequeñas empresas por un dinero muy razonable y en poco tiempo. ¿Por qué la tecnología FMC es tan buena para las pequeñas empresas? En primer lugar, el hecho de que la amistad de los teléfonos móviles y el protocolo SIP abre un amplio camino para varios tipos de integraciones: conectar un teléfono móvil, como dispositivo SIP móvil, a una centralita IP significa deshacerse para siempre de la necesidad de siéntese frente a una computadora o en el área de cobertura WI -FI para conectarse a un PBX.

Las telecomunicaciones modernas están organizadas de tal manera que la gran mayoría de los productos de TI populares son más como envoltorios de marketing competentes sobre servicios establecidos que como innovaciones tecnológicas. Desde el principio, nuestra empresa Iptelefon ha seguido de cerca la tendencia de FMC y ha desarrollado casos en la intersección de las tecnologías móviles y VoIP.

La solución de la que queremos hablar es un ejemplo de cómo puede envolver la tecnología FMC existente y el PBX en la nube en un envoltorio “correcto” agregando algunas soluciones técnicas interesantes. Asumimos que los teléfonos móviles con una tarjeta SIM de FMC no son solo dispositivos adicionales en la red telefónica de la empresa, sino que son los ÚNICOS dispositivos en la red telefónica, es decir, La funcionalidad de PBX en la nube está disponible solo en teléfonos móviles, los teléfonos IP fijos o los softphones se usan opcionalmente o no se pueden usar en absoluto. Así quedó nuestra “Oficina en tu bolsillo”, plataforma FMC-VoIP basada en la nube SaaS IP-PBX Hive, de la cual somos desarrolladores.

Un poco sobre lo que se indica en el diagrama con el icono amarillo “IP-SIM”. IP-SIM es una tarjeta SIM de FMC, pero con algunas diferencias con respecto a las tarjetas SIM que ofrecen de forma estándar los operadores móviles. Las tarjetas FMC-sim “normales” tienen dos direcciones de llamadas: llamadas a números cortos dentro del plan de numeración de la empresa (dirigidas a la IP-PBX de la oficina) y llamadas a todos los demás números (ciudad, fijo, etc.) que están direccionados en el forma habitual – a través de la red del operador celular. Aquellos. si un empleado móvil marca el número de teléfono fijo del cliente, dicha llamada pasará de la PBX e irá directamente a la red GSM, lo que significa que no hay forma de administrar dicha llamada, grabarla o integrarla, por ejemplo, con CRM . Nuestras IP-SIM funcionan de manera diferente: TODAS las llamadas de las tarjetas SIM se dirigen primero a la IP-PBX en la nube del cliente y solo luego se envían a la red telefónica, utilizando la ruta especificada en la configuración de esta PBX. En otras palabras, la tarjeta SIM aparece en la plataforma SIP como un dispositivo SIP normal, y se le puede aplicar toda la variedad de tecnologías de VoIP. Las llamadas van exclusivamente por la red GSM, no se utiliza 3G/4G. La tarjeta SIM se ha convertido en un teléfono IP completo y podemos encontrar formas casi infinitas de usarla.

Cloud PBX HIVE fue desarrollado por nosotros como una plataforma regular de VoIP en la nube con una serie de servicios: un módulo avanzado de gestión de guiones de voz, integración lista para usar con los CRM más populares, un panel de control del estado de los empleados en línea y una gestión conveniente de canales internos y externos. Sobre la base de HIVE, decidimos hacer nuestra “Oficina en tu bolsillo”. Para ello, hemos creado un complemento especial que integra un teléfono móvil con IP-SIM en una centralita de oficina como un teléfono IP normal o un softphone. El teléfono móvil tiene un número interno corto, puede asignarle un menú de voz, puede transferir llamadas de un teléfono móvil a otro, grabar conversaciones, ver estadísticas de llamadas en el panel HIVE, administrar su tarjeta SIM desde una sola interfaz. Cellular se ha convertido en un teléfono de oficina completo, solo que ahora este teléfono de oficina está en su bolsillo y no está conectado a Internet. La funcionalidad de HIVE plus IP-SIM se puede describir de la siguiente manera:

• Número virtual 8-800 o 495/499. Este es un servicio telefónico regular que le permite organizar llamadas entrantes a números multicanal. Puede conectar cualquier número de números y distribuir las llamadas entrantes entre ellos como desee, por ejemplo, crear una línea directa gratuita para toda la Federación Rusa o simplemente indicar el número en la página de destino como publicitario. Los números se pueden conectar o desconectar en cualquier momento a petición del cliente. Nada especial.

• Funcionalidad IP PBX. El cuadrado número 2 significa que el número está configurado en el PBX en la nube y se administra allí. Puede limitar el número de líneas, establecer la ruta deseada para las llamadas entrantes y salientes, prohibir o permitir llamadas en diferentes direcciones, asignar una identificación de llamada.

• IVR: guiones de procesamiento y saludo de voz. Aquí, también, todo es simple: “Hola, usted llamó…… Presione “uno” para conectarse con…”. Puede asignar una llamada entrante a un empleado o departamento, crear estrategias de llamada: todo a la vez, por turnos, en cascada.

• Estadísticas de llamadas. Todas las llamadas se incluyen en las estadísticas, puede ver la duración de las llamadas, la dirección de las llamadas, quién llamó, dónde y a quién. Las conversaciones se registran y guardan en el panel de estadísticas. El reproductor incorporado le permite escuchar la conversación sin salir de la interfaz de HIVE. Puede enviar un informe de llamada o una grabación de MP3 por correo electrónico si la interfaz no está en uso.

• IP SIM. Aquí ya es interesante. Todo lo que la nube HIVE puede hacer funciona en dispositivos móviles: todos los menús de voz, reglas para procesar llamadas entrantes, un único número de empresa para llamadas salientes, grabación de llamadas y estadísticas. Los empleados usan solo teléfonos móviles y están fuera de la oficina. El PBX vive en la nube, y la red celular corporativa también se administra desde la nube. Estamos cambiando el script de entrada y los teléfonos móviles de los empleados empiezan a funcionar según la nueva regla, al igual que ocurre con los teléfonos fijos en las centrales telefónicas convencionales.

• Desvío y transferencia de llamadas. Cualquier llamada recibida en IP-SIM a través de PBX (primero la llamada llegó a un solo número de publicidad, luego al presionar el botón “uno” llegó a un empleado móvil) puede transferirse de un teléfono móvil a otro, desviarse a un tercero o conectado a una conferencia, nuevamente, solo involucrando el móvil corporativo.

• Integración con CRM. HIVE proporciona una integración lista para usar con amoCRM y Bitrix24, lo que le permite combinar las comunicaciones móviles corporativas y la contabilidad de llamadas y contactos en tarjetas de transacciones en un solo todo. Esto es conveniente cuando un trabajador móvil regresa a casa oa la oficina “desde el campo” y quiere organizar y guardar toda su actividad telefónica del día en forma de datos estructurados y tareas asignadas.

Sospechamos que una descripción seca de la funcionalidad “Oficina en su bolsillo” no brinda una comprensión completa de cómo funciona todo y qué cosas interesantes hemos hecho. Consideremos un ejemplo específico. Una pequeña empresa de tres se dedica a la reparación de electrodomésticos a domicilio y no tiene oficina en absoluto. Los chicos tienen una página web donde se indica como número publicitario el teléfono móvil de uno de los empleados, Timur, que trabaja simultáneamente como director comercial y especialista en reparación de frigoríficos. A veces, la esposa de Timur, que está en casa con un niño pequeño, responde llamadas de clientes potenciales. Ella les dice a los clientes que “el maestro volverá a llamar dentro de 5 minutos” y llama urgentemente a su esposo, que está excavando en el próximo INDESIT en la región de Moscú, para informar las buenas noticias “¡Hay un pedido!”. Los muchachos compran una suscripción de “Oficina en su bolsillo” y reconstruyen toda la telefonía de una manera nueva.

Lo primero que hacen es cambiar el número en el sitio. Ahora, en lugar de un número de teléfono móvil, se indica un hermoso número de ciudad. Esto aumenta inmediatamente la confianza de los clientes potenciales, ya que ya no es obvio que una microempresa se esconde detrás de un hermoso sitio. Luego, se configura un saludo de voz en la nube HIVE (el mismo “Hola, llamaste . haga clic en . “) y se indica la estrategia de llamada: “Para conectarse con el Departamento para la reparación de refrigeración y equipo de congelamiento, presione “uno” (suena el celular de Timur), para conectarse con el Departamento de Mantenimiento de Equipos de Cómputo, presione “dos” (suena el celular de Oleg) o permanezca en la línea, el primer operador libre le contestará (suena el celular de Timur). suena el celular de la esposa).

Las llamadas se distribuyen según el escenario deseado y llegan inmediatamente al teléfono celular deseado. Timur, Oleg y Sergey en este momento están conduciendo por pedidos, sin temor a que el cliente llame en el momento equivocado (cuando no hay señal de red celular o cuando no es conveniente hablar); puede configurar el escenario para que la llamada sale por la ruta óptima, es decir donde la llamada puede ser mejor respondida. Durante el horario no laboral o en días festivos, puede activar IVR: “Nos complace recibir llamadas durante el horario comercial de 9:00 a 18:00 . ” o activar un buzón de voz con notificación de llamadas perdidas por correo electrónico.

Al llamar a los clientes desde dispositivos móviles, no se determinarán los números de celular, sino un número de publicidad en el sitio, al que siempre puede devolver la llamada y escuchar un hermoso IVR. Los micronegocios a los ojos de los clientes comienzan a verse mucho más serios. Si integramos “Oficina en un sobre” y CRM, entonces Timur, como director comercial, tiene la oportunidad por las tardes, después del trabajo, de estudiar todo el historial de solicitudes, establecer tareas para Sergey y Oleg, marcar clientes habituales, ver la eficacia de los anuncios (en los anuncios, puede indicar diferentes números de contacto), enviar correos electrónicos promocionales.

Una gran ventaja también radica en el hecho de que todos los gastos móviles son visibles en las estadísticas y ya no surge la pregunta: quién gastó cuánto en llamadas y cómo pagar las comunicaciones del bolsillo general. La “Oficina en su bolsillo” tiene otra ventaja: puede prescindir de la interfaz de administración de PBX. Es suficiente configurar todo una vez y guardarlo en la nube, luego los teléfonos móviles funcionan. No necesita iniciar sesión cada vez y girar algo allí, el robot inteligente cambiará todo por sí mismo. Las notificaciones perdidas, las grabaciones de llamadas (si la grabación está habilitada), las estadísticas diarias o semanales se enviarán a su correo electrónico y toda la información se puede ver directamente en su teléfono inteligente.

Al desarrollar el producto, nuestros especialistas de producto también previeron el hecho de que Sergey, Timur y Oleg pueden no querer dominar todas las sutilezas de la telefonía IP y simplemente decirles lo que necesitan por teléfono. En este caso, el soporte técnico, basado en la “Wishlist” de los concesionarios, se compromete a montar todo por sí mismo y está listo para crear los escenarios necesarios en una sola llamada. No vemos esto como una gran amenaza para el servicio técnico: un script de robot configurado correcta e inteligentemente casi no requiere atención y ha estado funcionando durante años sin cambios. Resulta una especie de centralita virtual sin necesidad de pulsar botones en el panel de administración. Timur, Oleg y Sergey están satisfechos y piensan que sería bueno ampliar la lista de servicios y conectar a un especialista familiar en la instalación de cabinas de ducha con el negocio.

No sería muy correcto describir la solución y no mostrar la interfaz de la “máquina virtual”. La interfaz puede ser necesaria para aquellos que tienen el tiempo y el deseo de configurar todo por su cuenta. HIVE tiene una buena funcionalidad y, si lo desea, puede configurar una gran cantidad de “golosinas”.

Monitoreo en línea. Este panel muestra el pulso de la empresa, los suscriptores activos, el número de conexiones actuales, las llamadas no contestadas y mucho más.

Panel para agregar un nuevo empleado. Puede asignar varios números cortos a una cuenta, registrar perfiles en redes sociales, números de contacto o derechos de usuario en el sistema. La IP-SIM se asigna como teléfonos internos allí mismo.

Panel para configurar los números entrantes. Aquí puede agregar los números virtuales necesarios y asignarles estrategias de llamadas creadas previamente.

Panel IVR y guiones entrantes. HIVE tiene incorporado un editor gráfico de secuencias de comandos avanzado. El IVR de un nivel más simple se crea con dos clics, pero si lo desea, puede crear un árbol completo con transferencia de control según muchas condiciones, si alguien lo necesita de repente.

Estadísticas de llamadas. Aquí puede obtener toda la información necesaria para un período de tiempo determinado, filtrar llamadas por empleado o número entrante, escuchar la grabación de conversaciones en el reproductor incorporado, ver de qué ruta o número proviene la llamada deseada.

La integración de la comunicación móvil, el PBX en la nube y el sistema CRM es un nuevo enfoque que permite a un desarrollador o proveedor inteligente crear líneas completas de productos telefónicos de nicho. Nuestro Pocket Office es solo un ejemplo de dicho producto. Entendemos muy bien que el mercado de SaaS se ha vuelto muy competitivo y la lucha por un cliente en un “claro” común donde los líderes se han establecido firmemente es una tarea muy difícil. Al crear soluciones de nicho, desarrollar varias integraciones, implementar casos especializados, puede encontrar un nicho condicionalmente libre tanto en tecnología como en marketing. Para el consumidor final, esto es bueno: un mercado segmentado es una señal de madurez de la industria. Trabajaremos e inventaremos más.

Project manager en Moscú, programador en Tailandia y redactor en Bali. La oficina ha dejado de ser un requisito previo para hacer negocios. Una tarea más urgente hoy en día es encontrar una forma efectiva de administrar un equipo remoto. Y el teléfono inteligente juega un papel importante aquí. ¿Cómo convertir su asistente móvil en un punto focal y realizar negocios con éxito dondequiera que esté?

Programas para organizar el trabajo.

El éxito del proyecto depende en gran medida de la precisión con la que el líder describa la tarea a cada participante y de si puede controlar su implementación a tiempo. Las plataformas modernas optimizan estas acciones. Una de las plataformas convenientes para establecer tareas y designar artistas es la aplicación Trello.

Puede ejecutar varios proyectos a la vez en él, y una interfaz clara elimina las dificultades para usar el recurso.

• Crea un tablero para cada idea de negocio.
• Coloque en él listas de tareas, estructuradas por áreas de actividad o por ejecutantes.
• Agregue tarjetas de tareas a estas listas, establezca fechas límite y listas de verificación para ellas.
• Comparte tu tablero con el resto de tu equipo para colaborar.

En Trello, todos los participantes pueden ver cómo progresa el trabajo, puede realizar un seguimiento rápido de las desviaciones del cronograma o corregir errores en el plan original.

Es conveniente gestionar tus propios asuntos en un calendario o en un organizador electrónico, como Mylifeorganized. Ya lo utilizan más de 3 millones de personas. Las funciones de la aplicación le permiten tener en cuenta no solo el trabajo, sino también los asuntos personales, distribuir el tiempo entre ellos y crear un horario. En Mylifeorganized puedes:

• crear tareas;
• dividirlos en etapas;
• combinar en grupos;
• vincular la ejecución de tareas no solo al tiempo, sino también al lugar;
• establecer filtros, por ejemplo, para ver los planes más importantes o lo que hay que hacer en un futuro próximo.

Programas para comunicarse con colegas.

La comunicación por correo electrónico es inconveniente porque es fácil olvidar a alguien de los destinatarios. Además, no es adecuado para discutir temas urgentes y lluvias de ideas. Una solución más eficiente es utilizar un mensajero común. En 2018, Telegram creció en popularidad entre los usuarios rusos, especialmente entre los especialistas en TI. Y esto no es sorprendente.

• Telegram te permite crear los chats más numerosos (1000 miembros para un grupo, 200 000 para un supergrupo).
• Los mensajes no se almacenan en el teléfono, sino en la nube, por lo que la memoria del dispositivo móvil queda libre, y cuando se elimina la aplicación, se guarda la correspondencia.
• Cuando se agregan nuevos usuarios al grupo, el historial de discusión está disponible para ellos, por lo que el administrador no tiene que duplicar mensajes importantes.
• A través de Telegram, los participantes pueden enviar archivos de gran tamaño (hasta 1,5 GB).

Asimismo, para el intercambio de documentos y otra información, es conveniente crear un espacio electrónico común en las plataformas Dropbox o Google Disk. Google Docs o OneNote son excelentes para colaborar en un plan comercial, un presupuesto o un acuerdo. Con ellos, la versión actual del documento siempre está disponible para los miembros del equipo, puede realizar un seguimiento del historial de cambios y nadie se confundirá con las versiones.

Programas para vincular un teléfono inteligente a una computadora personal

Puede trabajar desde un teléfono inteligente incluso si necesita archivos almacenados en una computadora personal. Chrome Remote Desktop lo ayudará a configurar el acceso remoto sin equipo adicional ni conocimientos técnicos especiales. Esto se hace en varios pasos.

1. Crea una cuenta de Google si aún no tienes una.
2. Prepare su PC: en su navegador Chrome, descargue la extensión Chrome Remote Desktop.
3. Instale la aplicación del mismo nombre en su teléfono inteligente.
4. Genere un código en la computadora que abrirá el acceso a él.
5. Introduce el código en la aplicación.

Para conectarse remotamente a una PC desde un teléfono móvil, ambos dispositivos deben tener acceso a Internet. Después de eso, solo queda dominar las instrucciones de Google sobre los movimientos que la computadora controla a través de la pantalla táctil del teléfono inteligente y puede trabajar desde cualquier parte del mundo.

Formas de imprimir documentos desde un teléfono inteligente

Los modernos equipos de oficina se adaptan a las necesidades de los usuarios que trabajan de forma remota. Por lo tanto, las impresoras le permiten imprimir documentos desde su teléfono inteligente:

• a través de Wi-Fi: para dispositivos ubicados cerca uno del otro;
• a través de una impresora virtual, por ejemplo, utilizando la aplicación Mopria Print Service para Android, independientemente de la distancia entre la impresora y el teléfono inteligente.

La impresora multifunción Xerox® B205 tiene esta capacidad. Además, es de tamaño pequeño, lo que significa que no ocupa mucho espacio en el espacio de trabajo limitado de un profesional independiente.

Con la tecnología moderna, organizar el trabajo remoto es fácil. Los últimos gadgets están diseñados para que los usuarios puedan entender fácilmente la funcionalidad. Y sus capacidades le permiten administrar el proyecto de manera efectiva, deshacerse de la adicción a la oficina y ajustar el trabajo al estilo de vida deseado.